W skrócie: w 2026 r. samo złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości firmy wymaga zwykle uwzględnienia dwóch kwot: 1000 zł opłaty stałej od wniosku oraz 8851,42 zł zaliczki na wydatki w toku postępowania w przedmiocie ogłoszenia upadłości. Razem daje to 9851,42 zł kosztu wejścia. To nie jest jednak pełny koszt całej upadłości, cennik kancelarii ani gwarancja, że sąd ogłosi upadłość. Później znaczenie mają koszty syndyka, koszty prowadzenia postępowania i przede wszystkim to, czy majątek dłużnika wystarczy na koszty postępowania.

Jeżeli firma jest już niewypłacalna, koszt nie powinien być analizowany w oderwaniu od obowiązków osób, które prowadzą jej sprawy i reprezentują podmiot. Formalna upadłość firmy nie zaczyna się od prostego pytania "ile zapłacę za usługę", tylko od ustalenia, czy są podstawy do wniosku, kto go składa, jaki majątek istnieje, jakie są zabezpieczenia i czy masa upadłości ma z czego pokryć dalsze wydatki.

Największy błąd polega na sprowadzeniu tematu do jednej kwoty. Opłata od wniosku i zaliczka są policzalne. Koszty syndyka i koszty postępowania zależą już od konkretnej sprawy: liczby wierzycieli, pracowników, majątku, sporów, zabezpieczeń, dokumentacji i czasu potrzebnego do zakończenia postępowania. Z kolei brak majątku nie oznacza "taniej upadłości". Może oznaczać ryzyko oddalenia wniosku.

Najkrócej: ile kosztuje upadłość firmy na starcie

Na starcie trzeba odróżnić koszt złożenia wniosku od kosztu całego postępowania. W 2026 r. podstawowy koszt wejścia przy wniosku o ogłoszenie upadłości przedsiębiorcy wynosi 9851,42 zł.

Pozycja Kwota w 2026 r. Co oznacza
Opłata stała od wniosku o ogłoszenie upadłości 1000 zł Opłata sądowa za złożenie wniosku
Zaliczka na wydatki postępowania 8851,42 zł Zaliczka na wydatki w toku postępowania w przedmiocie ogłoszenia upadłości
Razem na start 9851,42 zł Minimalna kwota do uwzględnienia przed dalszymi kosztami

Opłata 1000 zł to opłata stała od wniosku o ogłoszenie upadłości. Zaliczka 8851,42 zł wynika z art. 22a Prawa upadłościowego. Jej wysokość odpowiada przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku w trzecim kwartale poprzedniego roku. Dla wniosków składanych w 2026 r. punktem odniesienia jest wartość ogłoszona za III kwartał 2025 r.

Ta kwota nie oznacza, że cała upadłość firmy "kosztuje 9851,42 zł". To koszt uruchomienia sprawy po stronie wniosku. Jeżeli sąd ogłosi upadłość, pojawią się koszty postępowania upadłościowego, w tym wynagrodzenie syndyka i wydatki związane z zarządem oraz likwidacją masy upadłości.

Czerwona flaga: jeżeli ktoś przedstawia jedną kwotę jako pełną cenę upadłości firmy, bez pytania o majątek, wierzycieli, zabezpieczenia, pracowników i dokumentację, taka kalkulacja jest zbyt uproszczona.

Wniosek praktyczny: na start policz 1000 zł opłaty i 8851,42 zł zaliczki, ale decyzję o wniosku oprzyj także na majątku, ryzyku oddalenia sprawy i dalszych kosztach postępowania.

Co jest kosztem wejścia, a co kosztem całego postępowania

W praktyce trzeba rozdzielić cztery grupy kosztów. Pierwsza to opłata sądowa od wniosku. Druga to zaliczka na wydatki postępowania w przedmiocie ogłoszenia upadłości. Trzecia to koszty właściwego postępowania po ogłoszeniu upadłości. Czwarta to ewentualne koszty doradztwa, pełnomocnika albo przygotowania dokumentów, których nie należy mieszać z opłatami ustawowymi.

Rodzaj kosztu Kiedy powstaje Kto lub co zwykle go finansuje Od czego zależy
Opłata od wniosku Przy składaniu wniosku Wnioskodawca Jest stała dla wniosku o ogłoszenie upadłości
Zaliczka na wydatki Przy składaniu wniosku albo na wezwanie Wnioskodawca Wynika z ustawowego mechanizmu i może być aktualizowana w kolejnych latach
Koszty postępowania po ogłoszeniu upadłości Po decyzji sądu o upadłości Co do zasady masa upadłości Majątek, wierzyciele, pracownicy, zabezpieczenia, spory i czas trwania sprawy
Wynagrodzenie syndyka W toku i przy rozliczaniu postępowania Masa upadłości Ustawowe kryteria, nakład pracy i efekt postępowania
Doradztwo i pełnomocnik Przed wnioskiem albo w toku sprawy Strona, która zleca obsługę Zakres pracy, dokumenty, forma prawna, liczba wierzycieli i poziom skomplikowania

Zaliczka nie jest wynagrodzeniem kancelarii. Nie jest też pełnym budżetem całej upadłości. Służy pokryciu wydatków na etapie rozpoznawania wniosku. Jeżeli sprawa wymaga dodatkowych czynności, sąd może żądać dalszych zaliczek albo badać, czy majątek dłużnika pozwala realnie prowadzić postępowanie.

Osobno trzeba potraktować koszty profesjonalnej pomocy. Przygotowanie wniosku, analiza niewypłacalności, uporządkowanie listy wierzycieli, opis zabezpieczeń i sprawdzenie dokumentów mogą wymagać pracy doradczej lub prawnej. Nie da się jednak uczciwie opisać tego jako jednego uniwersalnego cennika dla każdej firmy, bo inna będzie sprawa jednoosobowej działalności bez pracowników, a inna spółki z majątkiem, leasingami, sporami i wieloma wierzycielami.

Wniosek praktyczny: pytając o koszt, warto od razu doprecyzować, czy chodzi o koszt złożenia wniosku, koszt obsługi przygotowania dokumentów, czy koszt całego postępowania po ogłoszeniu upadłości.

Koszty syndyka: dlaczego nie ma prostego cennika

Syndyk nie działa według prostego cennika ustalanego przez dłużnika albo wierzyciela. Wynagrodzenie syndyka ustala sąd według mechanizmu przewidzianego w Prawie upadłościowym. To ważne, bo pytanie "ile kosztuje syndyk" nie ma tej samej odpowiedzi w każdej sprawie.

Art. 162 Prawa upadłościowego przewiduje mechanizm wynagrodzenia syndyka w ustawowych granicach: co do zasady od 2-krotności do 260-krotności podstawy wynagrodzenia. Wynagrodzenie składa się z pięciu części, a ostateczna wysokość nie wynika z jednej tabeli usługowej. W uproszczeniu znaczenie mają między innymi:

  • suma wypłacona wierzycielom w toku postępowania,
  • liczba wierzycieli,
  • czas trwania postępowania,
  • liczba pracowników, jeżeli firma ich zatrudniała,
  • stopień trudności zarządu i likwidacji majątku,
  • nakład pracy syndyka,
  • rozproszenie majątku i stan dokumentacji,
  • złożoność prawna i faktyczna sprawy.

W analizie kosztów łatwo pominąć jeden istotny element: syndyk nie tylko "sprzedaje majątek". Może zabezpieczać składniki masy upadłości, ustalać listę wierzytelności, prowadzić korespondencję, analizować dokumentację, zajmować się pracownikami, dochodzić należności, wyjaśniać spory i rozliczać środki. Im więcej takich czynności, tym mniej sensu ma prosta odpowiedź w stylu jednej stałej kwoty.

Sytuacja w firmie Co może zwiększać pracę syndyka Praktyczny skutek kosztowy
Wielu wierzycieli Zgłoszenia wierzytelności, spory, korespondencja, podział środków Postępowanie jest bardziej pracochłonne
Majątek w kilku lokalizacjach Zabezpieczenie, wycena, dozór i sprzedaż składników Rosną wydatki organizacyjne
Pracownicy i dokumentacja kadrowa Rozliczenia, akta, zaświadczenia, archiwizacja Dochodzą czynności kadrowo-płacowe
Majątek obciążony zabezpieczeniami Hipoteki, zastawy, przewłaszczenia, leasingi Trzeba ustalić pierwszeństwo i skutki dla masy
Nieporządek w dokumentach Braki księgowe, niepełne listy wierzycieli, spory co do majątku Więcej pracy wyjaśniającej

Czerwona flaga: jeżeli firma nie ma aktualnej listy majątku, wierzycieli, zabezpieczeń i pracowników, nie da się odpowiedzialnie ocenić praktycznej złożoności pracy syndyka.

Wniosek praktyczny: wynagrodzenie syndyka trzeba traktować jako koszt zależny od sprawy i rozliczany według reguł ustawowych, a nie jako rynkową stawkę z prostego cennika.

Koszty postępowania po ogłoszeniu upadłości

Po ogłoszeniu upadłości pojawia się drugi poziom kosztów: koszty prowadzenia postępowania. Co do zasady są one pokrywane z masy upadłości, czyli z majątku upadłego, który służy zaspokojeniu wierzycieli i finansowaniu czynności postępowania. To właśnie dlatego majątek firmy ma znaczenie już na etapie wniosku.

Koszty postępowania mogą obejmować między innymi:

  • zabezpieczenie majątku,
  • zarząd masą upadłości,
  • wyceny składników majątku,
  • sprzedaż majątku i czynności z tym związane,
  • korespondencję z wierzycielami i uczestnikami postępowania,
  • obwieszczenia oraz czynności formalne,
  • obsługę dokumentacji księgowej, kadrowej i płacowej,
  • archiwizację dokumentów,
  • koszty dotyczące pracowników,
  • koszty dochodzenia należności albo wyjaśniania sporów,
  • inne wydatki konieczne do prowadzenia sprawy.

Nie każda firma generuje te same koszty. Spółka bez majątku operacyjnego, ale z dużą liczbą wierzycieli i chaotyczną dokumentacją może być trudniejsza organizacyjnie niż firma z prostym majątkiem możliwym do sprzedaży. Z kolei majątek, który wygląda wartościowo w bilansie, może być trudny do użycia, jeżeli jest obciążony zabezpieczeniami, wymaga dozoru, znajduje się w różnych miejscach albo nie ma realnego rynku zbytu.

Co trzeba sprawdzić Dlaczego wpływa na koszty
Gotówka i środki na rachunkach Pokazują, czy masa ma płynne środki na bieżące wydatki
Ruchomości, nieruchomości i zapasy Wymagają zabezpieczenia, wyceny, czasem dozoru i sprzedaży
Należności od kontrahentów Mogą wymagać windykacji albo oceny sporności
Zabezpieczenia na majątku Wpływają na to, co realnie zasili masę upadłości
Pracownicy Oznaczają dodatkowe obowiązki dokumentacyjne i rozliczeniowe
Dokumentacja księgowa i kadrowa Jej braki mogą wydłużać i komplikować czynności
Umowy, leasingi i spory Mogą wymagać osobnych decyzji i analiz

Warto też oddzielić koszt postępowania od wartości majątku "na papierze". Jeżeli aktywa są przeszacowane, trudno zbywalne albo obciążone, mogą nie zapewnić środków potrzebnych do sprawnego prowadzenia postępowania. To jest jeden z powodów, dla których przed wnioskiem trzeba przygotować nie tylko listę aktywów, ale też informację o ich stanie, obciążeniach i realnej dostępności.

Wniosek praktyczny: im mniej uporządkowana firma, im więcej wierzycieli, pracowników, zabezpieczeń i sporów, tym ostrożniej trzeba podchodzić do prostych kalkulacji kosztów upadłości.

Brak majątku: najważniejsze ryzyko kosztowe

Brak majątku nie oznacza, że upadłość firmy będzie tania. Może oznaczać, że sąd w ogóle nie ogłosi upadłości. Art. 13 Prawa upadłościowego przewiduje, że sąd oddala wniosek, jeżeli majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo wystarcza jedynie na zaspokojenie tych kosztów.

To bardzo praktyczny filtr. Postępowanie upadłościowe ma służyć uporządkowaniu niewypłacalności i zaspokojeniu wierzycieli w ramach dostępnego majątku. Jeżeli majątku nie ma albo jego wartość pozwoliłaby wyłącznie opłacić samą procedurę, sąd może uznać, że nie ma ekonomicznych podstaw do prowadzenia postępowania.

Osobno trzeba uważać na majątek obciążony zabezpieczeniami. Firma może mieć nieruchomość, maszyny, pojazdy albo zapasy, ale jeżeli są silnie obciążone hipoteką, zastawem, przewłaszczeniem albo innym zabezpieczeniem, realna wartość dostępna dla kosztów postępowania i ogółu wierzycieli może być dużo niższa niż wartość księgowa.

Sytuacja Co może oznaczać Co sprawdzić przed wnioskiem
Brak płynnych środków Masa może nie mieć z czego finansować czynności Rachunki, kasa, należności pewne i szybkie do odzyskania
Majątek trudno zbywalny Wartość bilansowa nie musi dawać środków na postępowanie Realny popyt, stan techniczny, koszty zabezpieczenia
Majątek obciążony zabezpieczeniami Część wartości może przypadać wierzycielom zabezpieczonym Hipoteki, zastawy, przewłaszczenia, leasingi, cesje
Dokumentacja jest niepełna Ustalenie majątku i wierzycieli będzie trudniejsze Księgi, ewidencje, umowy, faktury, wykazy majątku
Wierzycieli jest wielu, ale majątku prawie nie ma Koszt obsługi sprawy może przewyższać realny efekt Liczbę wierzycieli, spory i możliwe źródła środków

Czerwona flaga: nie przenoś automatycznie skojarzeń z upadłości konsumenckiej na upadłość przedsiębiorcy albo spółki. W upadłości firmy brak majątku może być przeszkodą do ogłoszenia upadłości, a nie prostą ścieżką do tańszego postępowania.

Wniosek praktyczny: przed złożeniem wniosku trzeba sprawdzić nie tylko, czy firma jest niewypłacalna, ale też czy istnieje majątek wystarczający na koszty postępowania i czy nie jest on w całości praktycznie wyłączony przez zabezpieczenia.

JDG, spółka i wierzyciel: kto powinien policzyć koszty

Koszty trzeba liczyć z perspektywy osoby, która składa wniosek i z perspektywy rodzaju dłużnika. Inaczej wygląda wniosek dłużnika dotyczący własnej firmy, inaczej wniosek wierzyciela, a jeszcze inaczej sytuacja spółki, w której obowiązek działania może dotyczyć konkretnych osób reprezentujących podmiot. Dlatego przed kalkulacją warto osobno ustalić, kto może złożyć wniosek o upadłość firmy, bo ta rola wpływa na dokumenty, ryzyko i odpowiedzialność za zwłokę.

Dłużnik, który składa własny wniosek, powinien przygotować pełniejszy obraz swojej sytuacji: majątek, wierzycieli, zabezpieczenia, zobowiązania sporne i bezsporne, pracowników, dokumentację oraz informację o tym, z czego mogą zostać pokryte koszty postępowania. W tym wariancie koszt nie jest tylko wydatkiem na złożenie dokumentów. Jest częścią decyzji, czy wniosek jest realny i kompletny.

Wierzyciel, który składa wniosek przeciwko dłużnikowi, musi liczyć się z tym, że ponosi koszt uruchomienia sprawy, a jednocześnie nie zawsze ma pełny dostęp do danych o majątku dłużnika. Powinien więc odróżnić dwie rzeczy: dowody własnej wierzytelności oraz informacje wskazujące, że dłużnik jest niewypłacalny i ma majątek pozwalający prowadzić postępowanie.

Przy spółkach osobny ciężar dotyczy osób zarządzających. Jeżeli wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości, koszt wniosku nie powinien być jedynym powodem zwłoki. Co do zasady trzeba pamiętać o 30-dniowym terminie na zgłoszenie wniosku od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości. Jeżeli sporna jest sama data powstania obowiązku, najpierw trzeba ustalić, kiedy firma jest niewypłacalna według prawa. Jeżeli spółka odkłada decyzję, bo "nie ma pieniędzy na procedurę", trzeba równolegle ocenić ryzyko odpowiedzialności i ryzyko oddalenia wniosku z powodu braku majątku.

Jednoosobowa działalność gospodarcza wymaga ostrożnego ujęcia. W zależności od statusu przedsiębiorcy, czasu zakończenia działalności i rodzaju zobowiązań może pojawić się potrzeba osobnej kwalifikacji tego, czy właściwa jest upadłość przedsiębiorcy, czy inna ścieżka. Nie należy mieszać tego automatycznie z sytuacją spółki kapitałowej ani z hasłem "upadłość konsumencka".

Kto rozważa wniosek Co powinien policzyć Czego nie zakładać automatycznie
Dłużnik Opłatę, zaliczkę, majątek, koszty postępowania, dokumenty i obowiązki reprezentantów Że sama wpłata na start wystarczy do ogłoszenia upadłości
Wierzyciel Koszt wniosku, dowody wierzytelności, informacje o niewypłacalności i majątku dłużnika Że wniosek upadłościowy jest prostym narzędziem windykacyjnym
Zarząd spółki Termin, przesłanki niewypłacalności, majątek, zabezpieczenia i ryzyko odpowiedzialności Że brak środków usuwa obowiązek oceny upadłości
Przedsiębiorca JDG Status działalności, zobowiązania, majątek i właściwy tryb Że zasady są identyczne jak przy spółce albo upadłości konsumenckiej

Wniosek praktyczny: ta sama kwota opłaty i zaliczki może oznaczać inne ryzyko dla dłużnika, wierzyciela, członka zarządu i przedsiębiorcy prowadzącego JDG. Najpierw ustal rolę, potem licz koszty.

Checklista przed decyzją o kosztach

Przed decyzją o wniosku nie wystarczy pytanie, czy firma ma 9851,42 zł na start. Potrzebny jest krótki przegląd danych, który pokaże, czy sprawa ma majątek, dokumenty i podstawy do prowadzenia postępowania.

Krok 1: policz koszt wejścia

Zapisz trzy pozycje:

  • 1000 zł opłaty stałej od wniosku,
  • 8851,42 zł zaliczki na wydatki w 2026 r.,
  • osobne koszty przygotowania dokumentów lub obsługi, jeżeli firma korzysta z pomocy doradczej albo prawnej.

Nie łącz tych pozycji w jeden "cennik upadłości". Opłata i zaliczka wynikają z przepisów. Koszty obsługi zależą od zakresu pracy.

Krok 2: sprawdź majątek i zabezpieczenia

Przygotuj wykaz majątku, ale nie poprzestawaj na nazwach składników. Przy każdym elemencie dopisz:

  • szacowaną wartość,
  • miejsce położenia,
  • stan techniczny,
  • możliwość szybkiej sprzedaży,
  • zabezpieczenia,
  • koszty przechowania lub dozoru,
  • informację, czy składnik jest potrzebny do bieżącej działalności.

Jeżeli majątek jest w większości obciążony albo trudno zbywalny, trzeba potraktować to jako ryzyko kosztowe.

Krok 3: uporządkuj wierzycieli i dokumenty

Lista wierzycieli powinna pokazywać nie tylko kwoty. Potrzebne są terminy wymagalności, zabezpieczenia, spory, egzekucje, tytuły wykonawcze, potrącenia, poręczenia i powiązania z majątkiem. Osobno oznacz zobowiązania wobec pracowników, ZUS, urzędu skarbowego, banków, leasingodawców i dostawców krytycznych.

Krok 4: oceń ryzyko braku majątku

Zadaj cztery pytania:

  • Czy firma ma majątek wystarczający na koszty postępowania?
  • Czy majątek wystarczy na coś więcej niż same koszty?
  • Czy istotna część majątku nie jest obciążona zabezpieczeniami?
  • Czy są płynne środki albo realne aktywa, które mogą finansować czynności po ogłoszeniu upadłości?

Jeżeli odpowiedzi są niepewne, wniosek może napotkać problem nie dlatego, że firma nie ma długów, ale dlatego, że nie ma z czego prowadzić postępowania.

Krok 5: zapisz decyzję, a nie tylko koszt

Na końcu przeglądu powinien powstać krótki wniosek zarządczy:

  • składamy wniosek i mamy dane o majątku oraz kosztach,
  • uzupełniamy dokumenty przed wnioskiem,
  • pilnie oceniamy obowiązki osób reprezentujących firmę,
  • porównujemy upadłość z restrukturyzacją, jeżeli firma ma jeszcze realny cash flow i majątek do ochrony,
  • rozpoznajemy ryzyko oddalenia wniosku z powodu braku majątku.

Czerwona flaga końcowa: jeżeli firma jest niewypłacalna, koszt wniosku nie może być jedynym kryterium decyzji. Trzeba jednocześnie ocenić termin, obowiązki osób zarządzających, majątek, zabezpieczenia i ryzyko narastania nowych zobowiązań.

Końcowy wniosek: w 2026 r. koszt wejścia przy upadłości firmy to 1000 zł opłaty od wniosku i 8851,42 zł zaliczki, czyli 9851,42 zł łącznie. To dopiero punkt startowy. Pełny koszt zależy od masy upadłości, wynagrodzenia syndyka, liczby wierzycieli, pracowników, zabezpieczeń, dokumentacji, sporów i czasu trwania postępowania. Najważniejsze ryzyko kosztowe nie polega na tym, że upadłość okaże się "droższa niż cennik", lecz na tym, że przy braku majątku sąd może oddalić wniosek.